各单位、各部门：

照片档案是学校档案资源体系中的重要组成部分，对编史修志、开展校史研究、举办展览等具有重要的参考和凭证作用，为了照片齐全、完整、规范归档，现将照片档案归档相关事宜通知如下。

一、归档范围

1.2024年各单位、各部门重要职能活动照片电子版；

2.2024届毕业生合影照片电子版；

3.往年应归档但尚未归档的照片电子版。

请归档单位、各部门对照档案馆网站《各部门文件材料归档范围和档案保管期限》，将应归档照片及时移交档案馆。

二、归档时间：2025年10月30日前。

三、归档流程

各单位、各部门照片档案归档手续：照片档案归档时需先完成在线归档，之后携带《移交清单》（一式两份）完成线下归档。

1. 在线归档：登录档案信息管理系统，对应归档照片进行著录。

2.《移交清单》可在完成在线归档之后直接从档案信息管理系统中打印，移交人签字并加盖部门公章后移交至档案馆。

四、归档内容及要求

1.归档内容：电子照片（纸质无需归档）+照片文字说明，如图1所示。

图1

2.电子照片要求：要求照片为原图，JPG格式，照片题名应为“广州华立学院××学院2024届××专业××班毕业合影”、“广州华立学院2024年度××学院××专业教职工合影”等以此类推。注意：学院、专业、届数都不要用简称或简写；届数指该批学生毕业年份。

3.照片文字说明要求：请下载附件1按模板填写，如图2所示；文字说明文件命名为“照片名+名单”。

图2

4.若照片中人物较少或无主要人物，则需要在照片题名中概括人物活动或主题内容，例如“XXX教授在毕业典礼致词”、“XXX处长（左一）带领XXX（右一）参观档案馆”、“我校档案馆在西北工业大学会议室调研交流”等以此类推，且无需另外上传照片文字说明，如图3所示。

图3

5.著录照片档案信息时除了标星字段外，还需填写张数、责任者、摄录时间、地点和人物五个字段。注意：责任者填部门全称。

五、联系方式

1.联系人：何江，邓欢；电话：85597152，档案馆邮箱： hlxydag@163.com。

2.立卷归档工作企业微信群：各部门档案负责人及兼职档案员工作群。

广州华立学院档案馆

2025年9月8日

附件1：《照片文字说明》.docx